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停车场管理收费系统的内部管理

作者:深圳傲视云端科技有限公司     发布日期:2018-08-05

  欢迎来到傲视云端科技有限公司,物业服务企业面临的生存困境和怎样走出困境而变革图存。停车场,作为建筑物的组成部分,随着物业管理市场化的深入和发展,成为物业服务的重要组成部分。伴随着购车潮的到来,停车场收费管理自然成了都市热门话题,相应也成了物业管理行业的难点之一,已越来越受到管理者的高度重视。

  停车场收费管理面对的差异因素多

  以多年来对停车场收费管理的调查了解,现在大多上规模的物业服务企业对其所属停车场收费管理没有实现制度化、程序化、规范化的统一,这主要是受停车场管理的复杂性的影响。影响停车场收费管理的因素很多,归纳起来主要有:停车场的规模、设施、产权、经营模式、管理手段和核算方式等。

  物业服务企业在停车场收费管理方面要面对的差异因素很多:按进出限制形式的有凭IC卡、放行条、打卡钟、固定卡、临时卡等形式;按计时形式的有按小时、按日、按月、按季、按年,还有免费卡、优惠卡等形式;按停车场经营性质的有商业、公共和住宅等分类;按场地类型的又有室外(露天)、室内、地下、车库等类型;按停车场所具备的硬件系统的有停车场收费智能系统和手工收费系统分类。差异多,管理细则要求完善,实际操作也就难度大。

   
 目前停车场收费管理普遍存在的问题

  目前停车场收费管理普遍存在的问题主要表现在以下两个方面:

  一方面,停车场管理人员对停车场收费政策的把握不够,这个问题尤其体现在以下几点:

                                                                    

                                                                                             深圳停车场管理收费系统
 

  1.未经审批私自收费,无证收费和超过政府价格主管部门规定的标准收费;

  2.不执行明码标价管理规定或收费标识牌公示不到位而引起车主误解,导致纠纷;

  3.认定停车收费起止时间的争议;

  4.由于收费人员未能解释清楚,车主把车位服务费与车位租赁费混淆,引发价格矛盾与投诉;

  另一方面,内部收费管理的有效监控归纳起来主要有以下五个方面:

  1.收费漏洞大,无法避免“人情车”的进出;

  2.停车场收入的大量流失,管理员利用职务之便通过用手动遥控开启道闸,私自放行、监守自盗、收费不给票、多收费少给票、不要票少收费、收费给废票、大车按小车收费标准收费等手段获取个人利益(上述情况在没有安装停车场智能管理系统的地方更为突出);

  3.免收费车辆管理不严,对工商、税务、城管、司法、军警等相关政府部门的车辆出入管理不到位;

  4.对小区内特别用户收费优惠存在随意性(主要指厂房和商业停车场内的修理厂、专业市场、餐馆等);

  5.停车场管理缺乏严格的内控机制等。
         
       
停车场管理要做好的几项工作

  根据物业管理行业停车场收费管理的现状和问题,要做好停车场收费的管理,必须结合自己单位的实际情况。针对停车场管理人员对停车场收费政策把握这方面的问题,解决起来比较容易,但对停车收费管理内部的有效监控方面,解决起来就比较棘手,认为可以从以下几个方面重点开展工作:

             

                                                               深圳停车场管理收费系统

                                                                                       深圳停车场管理收费系统
 

   1.建立一套科学的停车场管理办法

  此办法的制订旨在加强停车场内部管理,提高管理人员的综合素质,力争做到管理制度化、程序化、规范化、科学化。办法要注意规范以下内容:制度的目的和任务;停车场管理操作程序;收费卡、免费卡、优惠卡的办理规定;票据、印章和卡类管理;小票的管理;车管服、上岗证的管理;设施、设备的管理;岗位职责、岗位培训、岗位操作规程;车管员奖惩标准、停车场绩效考核办法以及监督检查细则等相关内容。另外,从成本控制与场地要求方面考虑,具备条件安装停车场智能管理系统的要尽量安装启用,利用智能管理系统的优越功能减少人为制造徇私舞弊的机会或添补因制度不完善而出现不到位的管理缺陷。

  2.各司其职,各尽其能,理顺停车场的管理架构。

  要解决停车场管理各自为政的做法,建议在公司领导班子成员中指定一人专司停车场分管之责,并在公司职能部门中设置一个停车场管理专员,财务部门设一个停车场票据管理员,这两人共同负责对公司所辖停车场管理的日常指导和巡查监督。此外,各单位的停车场现场管理不能交由秩序维护员队长管理,由所辖服务中心指定一名助理以上行政领导对停车场日常事务性工作负责,这几个职位从上至下形成纵向的停车 场管理架构。

  3.统一规范停车场的各种票据和卡类的管理。

  停车场管理票据,如发票、进出小票、月卡、季卡、年卡、免费卡、优惠卡等应由公司财务管理部门根据各个停车场的具体情况,分门别类进行设计印刷或购买,由停车场票据管理员统一管理。下属服务中心的核算员或停车场专职收费员相应作好领取、缴销、保管、登记工作。

  对小区内特别用户(主要指厂房和商业停车场内的修理厂、专业市场和餐馆等)实行优惠收费的控制,首先要与业主用户协商优惠金额和数量,并登记确定户数或车辆台数,按照优惠办法区别收费,统一规范,杜绝随意性、无序性事件的发生。

  4.设置停车收费岗位,择优选拔收费人员。

  对停车场管理规模较大的单位,增设停车场收费员岗位,选择思想好、责任心强、稳动性好的员工担任专职收费员,从而减轻各单位由核算员兼管工作负荷过重而顾此失彼的压力。停车场收费员主要的工作职责可以概括为:停车场票据的领取、缴销、登记工作,停车场的月卡、季卡、年卡的收费冲卡工作,将每天各岗亭收取的临时停车费及时送存银行,与公司财务管理部门定期对账、结账,做好停车场收费管理系统的各项报表统计分析工作,重大事件上报工作。停车场收费员实行双重管理,即行政上由所在服务中心管理,而业务上由公司财务管理部门进行指导。

  5.加强停车场的报表分析统计工作,统一无票收入的管理。

  公司财务管理部门要根据停车场的实际情况,设置停车场各种报表,如“XX停车场日收费情况统计表”、“XX停车场XX岗亭收费情况统计表”、“XX停车场月收费情况统计表”、“XX停车场交接班记录表”、“停车费收入实际归属月份统计表”等表格,详细统计月卡、季卡、年卡、优惠卡、免费卡临时进出等情况;分清露天、车库等各种情况,以便相关责任人员对停车场的收入情况进行分析跟踪,及时发现收入异增异减等不正常的问题。

  由于无票收入的回收及票据的管理和款项的上交存在较大的漏洞(特别是没有启用停车场电脑管理系统的停车场),因此建议由公司统一规范:各单位对车主付费但不要的发票,由当班人员统计上交停车场收费员,并在日收费情况登记表中予以登记,停车场收费员根据月收费情况统计表的数据将发票统一上交公司财务部门,由公司统一处理。
       
                                                                         

                                                                                 深圳停车场管理收费系统                                                                          

  6.停车场的日常检查监督要制度化、长期化。

  对停车场的日常管理建议由专人(最好明确为停车场收费员)核查岗亭收费员当班收费情况,包括核实岗亭电脑进出记录、免费车辆情况、停车票使用、账款是否一致等,同时做好各班的交接班和结款记录并由双方当事人相互签字确认备查。各单位停车场分管负责人作为第一责任人,要定期和不定期的进行核查,至少每周一次,公司层面的停车场管理部门和财务部票据管理员联合起来定期和不定期的进行监督抽查,最少一个季度一次,对认为有必要的停车场要重点抽查。在停车场收费处公示监督电话,欢迎对违法和违纪行为的举报,如查出违法违纪行为属实的,一定予以严惩。

  7.留下免费车辆通行的管理痕迹,实施停车场重要管理岗位定期轮换制度。

  免费车在停车场是无可避免的,比如工商、税务、城管、司法等相关政府部门的公务车辆,但做好这些车辆免费放行的统一规范,非常有必要。有停车管理收费系统的,要扫描和核对相关证件,没有使用停车管理智能系统的更要明确相关规定,留下免费车辆的所属单位和驾驶人员的联系电话以便查询。对停车场岗亭当班人员、停车收费专员和停车场负责人员要定期和不定期的进行轮换。

  8.掌握政策法规,加强岗位培训,从停车场管理的基础工作抓起。

  停车场管理部门一定要认真学习相关政策法规,掌握新政策、新法规,新动态,并及时组织基层上岗人员培训讨论,贯彻执行。当然,加强从业人员的职业道德教育,提高业务技能,培养从业人员遵纪守法和自觉维护公司利益的自觉性等基础性工作,必须常抓不懈。

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